Platforma do zarządzania nieruchomościami: jak wybrać

Masz dwa mieszkania w różnych miastach, czynsze w jednym arkuszu, odczyty liczników w drugim, a umowy w mailach? Dobra platforma do zarządzania nieruchomościami zbiera to w jednym miejscu, ale tylko wtedy, gdy pasuje do sposobu, w jaki naprawdę wynajmujesz. Zamiast listy produktów dostajesz tu listę kryteriów: co sprawdzić przy każdym z nich, jakie pytanie zadać dostawcy i na czym najłatwiej się pomylić.

Co powinna robić platforma do zarządzania nieruchomościami

Platforma ma zdjąć z ciebie powtarzalną pracę: pilnowanie terminów, liczenie należności, szukanie dokumentów i odpowiadanie najemcom na te same pytania. Wszystko, co dzieje się z lokalem, ma być widoczne w jednym miejscu, a nie w pamięci właściciela.

W praktyce oznacza to kilka obszarów, które warto ocenić osobno. Platforma może świetnie generować umowy i jednocześnie słabo radzić sobie z mediami albo nie mieć żadnego kanału kontaktu z najemcą. Dlatego zanim porównasz ceny, ustal, które obszary są dla ciebie obowiązkowe, a które tylko miłe.

• Rozliczenia czynszu i mediów - naliczanie należności, odczyty liczników, podział kosztów między lokatorów.
• Przypomnienia o płatnościach - automatyczne powiadomienia przed terminem i widok zaległości.
• Umowy i dokumenty - szablony, terminy umów, archiwum aneksów i protokołów.
• Komunikacja z najemcą - panel lokatora, zgłoszenia usterek, historia kontaktu.
• Faktury, KSeF i księgowość - czy faktury wystawiasz w platformie, czy osobno, i jak dane trafiają do księgowego.
• Bezpieczeństwo danych - gdzie leżą dane najemców i kto ma do nich dostęp.
• Koszt przy twoim portfelu - ile zapłacisz przy obecnej liczbie lokali i po dokupieniu kolejnych.

Kryteria wyboru w jednej tabeli

Tabela poniżej to ściągawka na rozmowę z dostawcą, który oferuje platformę do zarządzania nieruchomościami, albo na pierwszy dzień okresu testowego. Każdy wiersz rozwijamy w dalszej części tekstu.

Rozliczenia czynszu i mediów: ryczałt czy liczniki

Sprawdź, czy platforma rozlicza media tak, jak robisz to w umowie z najemcą. Jedne systemy obsługują tylko stałą kwotę doliczaną do czynszu, inne pozwalają wpisać odczyty wody, prądu, gazu i ogrzewania i same wyliczają należność.

Różnica wychodzi najmocniej przy wynajmie na pokoje. Gdy koszty dzielą się między kilku lokatorów, ręczne liczenie udziałów w arkuszu to prosta droga do sporu o kilkanaście złotych, który psuje relację na cały rok. Jeśli system liczy udziały, sprawdź, czy pokazuje każdemu najemcy jego część i trzyma historię odczytów. Jeśli nie liczy, prowadź rozliczenie w arkuszu, a odczyty zapisuj w protokołach, do których wrócisz przy rozliczeniu rocznym.

Zwróć też uwagę na zaliczki i korekty. Jeśli pobierasz zaliczkę na media i raz w roku wyrównujesz ją do faktycznego zużycia, zapytaj, czy platforma pokaże nadpłatę albo niedopłatę, czy to rozliczenie zostanie w arkuszu.

Pytanie do dostawcy: „Mam mieszkanie wynajmowane na trzy pokoje i wspólny licznik prądu. Pokażcie mi, jak w waszym systemie rozliczę jeden miesiąc.” Konkretny przypadek z twojego portfela powie więcej niż ogólna lista funkcji.

Przypomnienia o płatnościach i kontrola zaległości

Automatyczne przypomnienie przed terminem czynszu to funkcja, która najszybciej zwraca czas poświęcony na wdrożenie. Zamiast pisać do każdego najemcy osobno, ustawiasz regułę raz i system wysyła wiadomość sam.

Sprawdź trzy rzeczy: jakim kanałem idzie powiadomienie (e-mail, SMS, wiadomość w panelu najemcy), czy możesz ustawić moment wysyłki oraz czy po terminie widzisz od razu listę zaległości z kwotami. Samo przypomnienie bez widoku, kto zapłacił, a kto nie, rozwiązuje tylko połowę problemu. Więcej o tym, jak ustawić przypomnienia o płatnościach i w jakim tonie je pisać, znajdziesz w osobnym poradniku.

Dla przykładu: w Tenanto czynsz ma przypisany termin, a przed nim system wysyła najemcy automatyczne przypomnienie e-mail. Tak powinno wyglądać minimum w każdym narzędziu, które bierzesz pod uwagę.

Pytanie do dostawcy: „Czy mogę zmienić treść przypomnienia i czy najemca widzi w nim kwotę oraz numer konta?” Wiadomość bez tych danych prowokuje dodatkowe pytania zamiast przelewu.

Umowy, dokumenty i najem okazjonalny

Platforma powinna wiedzieć o każdej umowie przynajmniej tyle, co ty: numer, strony, okres obowiązywania, kwotę i status. Dzięki temu może ostrzec o kończącej się umowie, zanim najemca zapyta o przedłużenie albo zanim zostaniesz z pustym lokalem.

Drugi element to biblioteka dokumentów. Umowy, aneksy, protokoły zdawczo-odbiorcze i faktury powinny być przypisane do konkretnego lokalu i najemcy, a nie leżeć w jednym folderze z nazwami typu „skan_nowy_2”. W razie sporu protokół ze zdjęciami stanu mieszkania, który da się znaleźć w minutę, jest wart więcej niż najlepszy szablon.

Jeśli zawierasz umowy najmu okazjonalnego, zapytaj osobno o ten tryb. Wymaga on kompletu załączników: oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego, wskazania lokalu, do którego najemca się wyprowadzi, i zgody właściciela tego lokalu. Do tego dochodzi zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w ustawowym terminie. Platforma, która przypomina o tych krokach albo przynajmniej pozwala trzymać wszystkie załączniki przy umowie, zmniejsza ryzyko, że jeden brakujący papier odbierze ci ochronę tego trybu.

Przy dokumentach pamiętaj też o świadectwie charakterystyki energetycznej. Przy najmie lokalu przekazujesz najemcy jego kopię, a świadectwo ma ograniczony okres ważności. Przypomnienie o jego odnowieniu to drobiazg, który łatwo przeoczyć bez systemu.

Pytanie do dostawcy: „Czy system przypomni mi o kończącej się umowie i ile wcześniej? Czy mogę dodać własny wzór umowy zamiast waszego szablonu?”

Komunikacja z najemcą i zgłoszenia usterek

Panel najemcy to miejsce, w którym lokator sam sprawdza, ile ma zapłacić, pobiera dokumenty i zgłasza usterki. Dobrze działający panel zmniejsza liczbę telefonów i maili, bo najprostsze sprawy załatwiają się bez twojego udziału.

Przy ocenie panelu wejdź w niego jako najemca, a nie jako właściciel. Sprawdź, czy da się z niego korzystać z telefonu, czy najemca musi instalować aplikację i czy rozumie, co widzi, bez instrukcji. Jeśli lokatorzy nie zaczną z panelu korzystać, wrócisz do SMS-ów i zdjęć przysyłanych komunikatorem.

Zgłoszenia usterek to osobny moduł, który warto zobaczyć w działaniu. Liczy się to, czy zgłoszenie ma status (nowe, w realizacji, zamknięte), czy możesz przypisać wykonawcę i czy po roku znajdziesz historię napraw konkretnego lokalu. Wygodny układ to tablica kanban ze statusami zgłoszeń i historia napraw oraz przeglądów zapisana w kartotece budynków i lokali, a nie w osobnym zeszycie.

Pytanie do dostawcy: „Czy najemca może dołączyć zdjęcie do zgłoszenia i czy dostaje powiadomienie, gdy zmieni się jego status?”

KSeF, faktury i współpraca z księgowym

Jeśli wystawiasz faktury za najem, sprawdź, czy platforma w ogóle obsługuje Krajowy System e-Faktur, czy faktury wystawisz osobno. Czy KSeF w ogóle cię dotyczy, zależy od formy, w jakiej rozliczasz najem, więc zacznij od tego pytania, a dopiero potem oceniaj integrację.

Zasady i typowe sytuacje wynajmujących opisaliśmy w tekście o fakturach za czynsz i Krajowym Systemem e-Faktur. Przy wyborze narzędzia zapytaj, czy faktura trafia do KSeF bezpośrednio z platformy, czy trzeba ją ręcznie przenieść do innego programu. Nie każde narzędzie do najmu wystawia faktury i to nie przekreśla wyboru: fakturę wystawisz w programie do faktur, przez księgowego albo w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, o ile z platformy łatwo wyeksportujesz dane o przychodach.

Osobna sprawa to korekty i archiwum. Zapytaj, jak wystawia się fakturę korygującą, gdzie przechowywane są dokumenty i czy księgowy dostanie dane w formacie, który przyjmie jego program. Najprostszy test: poproś księgowego o listę tego, czego potrzebuje co miesiąc, i sprawdź, czy platforma to wyeksportuje.

Jeśli rozliczasz najem prywatny ryczałtem, platforma przyda się też do śledzenia przychodów w ciągu roku. Według ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym przychody z najmu prywatnego są opodatkowane stawką 8,5% do kwoty 100 000 zł rocznie, a nadwyżka stawką 12,5%. Raport przychodów z podziałem na miesiące pokazuje, kiedy zbliżasz się do progu.

Pytanie do dostawcy: „Czy faktury wystawiam u was, a jeśli tak, jak trafiają do KSeF i co dzieje się, gdy system KSeF jest niedostępny?”

Bezpieczeństwo danych najemców

Wprowadzając dane najemców do platformy do zarządzania nieruchomościami, powierzasz dostawcy dane osobowe, za które odpowiadasz jako wynajmujący. Dlatego bezpieczeństwo to kryterium, które trzeba sprawdzić przed importem pierwszego najemcy, a nie po nim.

Zapytaj, gdzie fizycznie przechowywane są dane, czy dostawca podpisze umowę powierzenia przetwarzania danych i jak wygląda kopia zapasowa. Sprawdź też, czy możesz w każdej chwili wyeksportować swoje dane i usunąć konto. Platforma, z której nie da się wyjść z własnymi danymi, wiąże cię mocniej niż jakakolwiek umowa abonamentowa.

Jeśli pracujesz z kimś, na przykład z administratorem albo członkiem rodziny, zobacz, czy możesz nadać mu osobne konto. Wspólne logowanie na jedno hasło to ryzyko i brak informacji, kto co zmienił.

Pytanie do dostawcy: „W jakim kraju są wasze serwery, jak często robicie kopię zapasową i w jakim formacie oddacie mi dane, jeśli zrezygnuję?”

Raporty i widok całego portfela

Raporty mają odpowiadać na pytania, które zadajesz sobie co miesiąc: ile wpłynęło, kto zalega, które lokale stoją puste i które umowy wkrótce się kończą. Jeśli do tych odpowiedzi musisz eksportować dane i budować tabelę przestawną, raporty nie spełniają swojej roli.

Sprawdź, czy raport da się pobrać w formacie, który otworzysz u siebie albo wyślesz księgowemu, na przykład PDF lub arkusz. Przy kilku lokalach ważny jest też widok zbiorczy: status każdego mieszkania, obecny najemca i czas do końca umowy na jednym ekranie. To właśnie ten widok najczęściej zastępuje arkusz, od którego zaczynała większość właścicieli.

Pytanie do dostawcy: „Pokażcie mi raport przychodów i zaległości za ostatni miesiąc dla przykładowego portfela. Czy mogę go pobrać jako plik?”

Koszt przy małym portfelu i po jego wzroście

Porównuj koszt przy obecnej liczbie lokali i przy tej, którą planujesz za dwa, trzy lata. Platforma do zarządzania nieruchomościami tania przy jednym mieszkaniu może szybko drożeć przy kilku, i odwrotnie.

Na rynku spotkasz trzy podstawowe modele: opłatę za każdy lokal, stały abonament z limitem lokali oraz pakiet bezpłatny dla najmniejszych portfeli. Przy opłacie za lokal koszt rośnie równo z portfelem. Abonament z limitem bywa korzystniejszy, gdy zbliżasz się do górnej granicy pakietu, ale przy przekroczeniu limitu skok ceny potrafi być spory.

Licz pełny koszt, nie samą kwotę z cennika. Dodaj opłaty za dodatkowych użytkowników, moduły płatne osobno, eksport raportów i integracje. Sprawdź też, czy ceny są podane netto czy brutto, bo przy najmie prywatnym bez VAT zapłacisz kwotę brutto. Na przykład cennik pakietów Tenanto podaje ceny netto z przeliczeniem na brutto, ma bezpłatny pakiet dla jednego lokalu, a w wyższych pakietach różnicuje limit lokali, liczbę użytkowników i zakres raportów.

Pytanie do dostawcy: „Ile zapłacę miesięcznie, jeśli za rok będę mieć dwa razy więcej lokali i jednego współpracownika z własnym kontem?”

Jak przetestować platformę przed decyzją

Najpewniejszy test, jaki przejdzie platforma do zarządzania nieruchomościami, to przeniesienie jednego prawdziwego lokalu i przeprowadzenie go przez pełny miesiąc. Prezentacja handlowa pokazuje najlepsze strony systemu, a twój lokal pokaże te słabsze.

1. Wybierz lokal, który sprawia najwięcej pracy, na przykład mieszkanie na pokoje.
2. Wprowadź budynek, lokal, najemcę i aktualną umowę z terminami.
3. Ustaw czynsz, media i przypomnienie o płatności, a potem sprawdź, co faktycznie dostał najemca.
4. Poproś najemcę, żeby zalogował się do panelu i zgłosił drobną usterkę.
5. Wygeneruj raport za miesiąc i wyślij go księgowemu z pytaniem, czy mu wystarczy.
6. Spróbuj wyeksportować wszystkie dane, zanim zdecydujesz się na płatny pakiet.

Jeśli po takim miesiącu wiesz, gdzie szukać każdej informacji, a najemca nie dzwonił z pytaniem, jak zapłacić, narzędzie zdało egzamin. Jeśli co tydzień wracałeś do arkusza, poszukaj dalej.

Najczęściej zadawane pytania

Czy platforma do zarządzania nieruchomościami opłaca się przy jednym mieszkaniu?

Tak, choć korzyść jest głównie organizacyjna. Platforma porządkuje dokumenty, przypomina o terminach i trzyma historię kontaktu z najemcą w jednym miejscu. Największą wartość widać w sytuacji spornej, gdy protokół zdawczo-odbiorczy i korespondencję znajdujesz od razu. Przy jednym lokalu szukaj pakietu bezpłatnego albo taniego, a do płatnego przejdź, gdy pojawi się kolejne mieszkanie.

Czy mogę przenieść dane z arkusza kalkulacyjnego?

To zależy od dostawcy, więc zapytaj o import przed zakupem. Przy kilku lokalach ręczne wprowadzenie danych zajmuje zwykle mniej czasu niż przygotowanie pliku do importu. Przy większym portfelu import z pliku oszczędza godziny, ale sprawdź, które pola przenosi, a które trzeba uzupełnić ręcznie.

Czy najemca musi zakładać konto w platformie?

Nie zawsze, ale bez konta nie skorzysta z panelu najemcy. Przypomnienia e-mail często docierają także do osób, które się nie logują. Jeśli zależy ci na tym, żeby lokatorzy sami zgłaszali usterki i pobierali dokumenty, sprawdź, jak wygląda zaproszenie i pierwsze logowanie z ich strony.

Na co uważać przy zmianie platformy w trakcie najmu?

Najważniejsze są dane historyczne: wpłaty, odczyty liczników, zgłoszenia i dokumenty. Zanim zrezygnujesz ze starego narzędzia, wyeksportuj wszystko i sprawdź, czy pliki dają się otworzyć. Najemców uprzedź o zmianie z wyprzedzeniem i podaj im nowy sposób kontaktu oraz płatności.

Na koniec jedna rada: zanim wybierzesz platformę do zarządzania nieruchomościami, wypisz trzy rzeczy, które dziś zabierają ci najwięcej czasu przy najmie, i sprawdzaj każdego dostawcę właśnie na nich. Narzędzie, które rozwiązuje twoje trzy problemy, jest lepszym wyborem niż to, które ma najdłuższą listę funkcji.

Czytaj też:

• Zarządzanie najmem w Excelu czy platforma? Porównanie kryteriów
• Jak wybrać najlepszą aplikację do zarządzania wynajmem mieszkań?
• Ewidencja płatności czynszowych online krok po kroku
• System do zarządzania wynajmem - jak wybrać i wdrożyć