Weryfikacja najemcy bez naruszania RODO: co wolno sprawdzić
Właściciel mieszkania chce mieć pewność, że osoba, której przekazuje klucze, zapłaci czynsz i odda lokal w stanie zbliżonym do wyjściowego. Naturalne. Tyle że nie może zbierać wszystkiego, co przyjdzie mu do głowy, bo weryfikacja kandydata to przetwarzanie danych osobowych ze wszystkimi tego konsekwencjami. Każde pytanie zadane w rozmowie, każdy formularz zgłoszeniowy, każdy skan dokumentu - to już zbiór, za który wynajmujący odpowiada jako administrator. W praktyce sprowadza się to do trzech rzeczy: po co zbierasz, ile zbierasz i jak długo to trzymasz.
Weryfikacja najemcy to przetwarzanie danych osobowych
Z obserwacji zespołu tenanto wynika, że kłopoty rzadko biorą się ze złej woli. Znacznie częściej powstają wtedy, gdy właściciel gromadzi dokumenty odruchowo, bez pomysłu, do czego posłużą i kiedy znikną z dysku. Skany lądują w mailu, zdjęcia w komunikatorze, notatki w arkuszu. A po roku nikt już nie wie, kto jeszcze ma do nich dostęp.
Sama zasada jest prosta: wolno pytać o to, co realnie służy podjęciu decyzji i zawarciu umowy. Wszystko poza tym zakresem trzeba umieć uzasadnić. Opis poniżej dotyczy praktyki rynkowej, nie interpretacji przepisów - przy sprawach spornych skonsultuj się z prawnikiem. Więcej praktycznych wskazówek znajdziesz w poradach dla właścicieli mieszkań na wynajem.
Dane, o które można poprosić przed podpisaniem umowy
Zakres uzasadniony celem zawarcia umowy najmu jest węższy, niż sugerują krążące po sieci formularze. Zwykle mieści się w nim:
- imię i nazwisko kandydata,
- dokument tożsamości do wglądu, w celu potwierdzenia zgodności danych,
- adres do korespondencji,
- numer telefonu i adres e-mail,
- informacja o źródle dochodu,
- liczba osób, które zamieszkają w lokalu.
No i tu warto rozdzielić dwa etapy. Do wyboru kandydata wystarczy kontakt, ogólna informacja o dochodzie i liczbie mieszkańców. PESEL oraz seria i numer dokumentu wchodzą do gry dopiero przy przygotowaniu umowy najmu, kiedy trzeba jednoznacznie oznaczyć strony. Pytanie kontrolne brzmi zawsze tak samo: czy użyję tej informacji do decyzji, czy chcę ją mieć na wszelki wypadek?
Tip: wgląd w dokument oznacza porównanie danych, nie wykonanie kopii do szuflady.
Czego nie zbierać, nawet jeśli kandydat sam zaproponuje
Pewne informacje nie mają w wynajmie mieszkania żadnego uzasadnienia i nie powinny trafiać do formularza ani do rozmowy kwalifikacyjnej:
- stan zdrowia i przebyte leczenie,
- wyznanie, poglądy polityczne, orientacja seksualna,
- plany rodzicielskie,
- przynależność związkowa,
- dane o karalności.
Typowym nadmiarem jest też skan dowodu osobistego w całości. Pełne zdjęcie dokumentu zawiera znacznie więcej, niż potrzeba do potwierdzenia, że kandydat jest tym, za kogo się podaje. I nie, zgoda tu niczego nie naprawia. Osoba, która bardzo chce dostać mieszkanie, zgodzi się praktycznie na każde pytanie, więc taka zgoda powstaje w warunkach wyraźnej nierównowagi stron. Osobno traktuj dane dzieci, współlokatorów i poręczyciela - nie wchodzą do formularza automatycznie. Reguła jest zdroworozsądkowa: im mniej danych zgromadzisz, tym mniej ryzykujesz przy wycieku, sporze lub kontroli.
Jak weryfikować dochód i wiarygodność płatniczą
Zdolność do regularnego płacenia czynszu można potwierdzić na kilka sposobów, różniących się ilością ujawnianych informacji. Zaświadczenie od pracodawcy pokazuje sam fakt zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia. Oświadczenie kandydata o dochodzie, złożone z odpowiedzialnością za jego treść, obciąża drugą stronę i nie wymaga załączników. Wyciąg z konta ujawnia najwięcej naraz - dlatego kandydat może zaczernić pozycje niezwiązane z wpływami, a wynajmujący ogląda dokument, zamiast zatrzymywać kopię.
Rejestry dłużników i biura informacji gospodarczej działają na wniosek osoby, której dane dotyczą. To kandydat pobiera raport o sobie i okazuje go właścicielowi, nie odwrotnie. Referencje od poprzedniego wynajmującego zbieraj wyłącznie za wiedzą zainteresowanego i ogranicz pytania do terminowości płatności oraz stanu lokalu. Tyle wystarczy. Warto pamiętać, że nawet najlepsza weryfikacja nie zastąpi zabezpieczenia majątku, czyli kaucji i polisy dla mieszkania na wynajem.
Tip: ustal jeden zestaw pytań i stosuj go wobec wszystkich kandydatów. Różnicowanie zakresu weryfikacji łatwo przeradza się w zarzut nierównego traktowania.
Weryfikacja tożsamości i sprawdzenie stanu prawnego drugiej strony
Porównanie danych z dokumentu z tym, co kandydat podał w zgłoszeniu, wychwytuje najprostsze rozbieżności. Literówka w nazwisku albo inny adres to sygnał do zadania pytania, nie powód do odrzucenia zgłoszenia. Przy najmie zdalnym rozmowa telefoniczna i wideorozmowa potwierdzają, że po drugiej stronie jest realna osoba dysponująca okazanym dokumentem. O jej sytuacji finansowej nie mówią nic.
Działa to zresztą w obie strony. Najemca ma prawo sprawdzić, czy wynajmujący faktycznie dysponuje tytułem do lokalu, a gotowość do okazania takiego potwierdzenia zwykle skraca negocjacje. W przypadku cudzoziemców dokument pobytowy potwierdza tożsamość, natomiast zbieranie szczegółów o statusie migracyjnym poza tym, czego wymaga umowa, jest nadmiarowe. Przy nietypowych konfiguracjach - najem firmowy, podnajem, udział poręczyciela - omów konstrukcję z prawnikiem przed podpisaniem.
Co zrobić z dokumentami po wyborze najemcy
Ten etap jest pomijany najczęściej. Umowa podpisana, klucze przekazane, a zgłoszenia kilkunastu odrzuconych kandydatów zostają w skrzynce mailowej i w folderze na dysku bez żadnego terminu usunięcia. Uporządkowanie zajmuje kwadrans:
- określ cel każdego dokumentu, który masz na dysku,
- zapisz datę jego pozyskania,
- ustal moment usunięcia,
- skasuj kopie z poczty i komunikatorów,
- zostaw wyłącznie dane powiązane z podpisaną umową.
Dokumentacja najemcy, z którym umowa doszła do skutku, ma znacznie dłuższe uzasadnienie przechowywania niż zgłoszenia osób, których nie wybrano. Największe ryzyko to rozproszenie - te same skany leżą jednocześnie w komunikatorze, mailu i arkuszu. Jedno miejsce z dostępem ograniczonym do właściciela ten problem domyka. W tenanto dane najemcy i dokumenty trzymane są przy konkretnej umowie i lokalu, razem z ewidencją płatności czynszu, więc nic nie wędruje po załącznikach. Pełny zakres tego, co system obejmuje, opisuje lista funkcji. Obsługa jednego mieszkania jest darmowa i nie wygasa po żadnym okresie.
Pytania i odpowiedzi
Czy mogę zrobić kopię dowodu osobistego kandydata na najemcę?
W praktyce wystarczy wgląd i spisanie tych danych, które wpisujesz do umowy. Kopia całego dokumentu obejmuje szerszy zakres informacji, niż wymaga cel weryfikacji, a w razie sporu trudno wykazać, po co była potrzebna. Bezpieczniej odnotować wyłącznie to, co i tak znajdzie się w treści umowy. Odpowiedzi na inne powtarzające się pytania zebraliśmy w najczęściej zadawanych pytaniach.
Podsumowanie
Rzetelne sprawdzenie kandydata i ochrona jego danych nie stoją ze sobą w sprzeczności. Problemem bywa nadmiar, nie samo sprawdzanie. Przed każdą prośbą o dokument zadaj sobie trzy pytania: po co mi to, czy wystarczy wgląd, kiedy to usunę. Jednolity zestaw pytań dla wszystkich zainteresowanych porządkuje decyzję i chroni przed zarzutem nierównego traktowania. Sprawy nietypowe omów z prawnikiem, zamiast opierać się na wzorach znalezionych w sieci. A cały proces łatwiej utrzymać w ryzach, gdy dane mieszkają w jednym systemie razem z umową, zamiast rozpływać się po skrzynkach i dyskach.
