mObywatel przy umowie najmu: jak potwierdzić tożsamość najemcy
Dokument mObywatel przy umowie najmu potwierdza tożsamość najemcy tak samo jak plastikowy dowód osobisty, poza wyjątkami wskazanymi w ustawie. Czyli jeśli w kwietniu 2024 r. najemczyni zamiast karty wyciąga telefon z aplikacją, możesz spokojnie podpisać z nią umowę. Musisz tylko wiedzieć trzy rzeczy: które dane przepisać, czego nie utrwalać i kiedy jednak poprosić o tradycyjny dokument.
Czy dokument mObywatel zamiast dowodu wystarczy wynajmującemu?
Tak. Dokument mObywatel stwierdza tożsamość i obywatelstwo jego użytkownika, a wynika to wprost z art. 2 pkt 8 ustawy o aplikacji mObywatel, obowiązującej od lipca 2023 r. Art. 7 ust. 4 dodaje, że obowiązek stwierdzenia tożsamości na podstawie dowodu osobistego uznaje się za spełniony, gdy druga strona okaże właśnie ten cyfrowy dokument. Właściciel mieszkania nie musi więc szukać żadnej dodatkowej podstawy prawnej. Jest w ustawie i tyle.
Jeszcze porządek w nazwach, bo w rozmowach wciąż pada „mDowód”. Tak nazywano wcześniejszą wersję usługi, która jedynie odwzorowywała dane z dowodu osobistego. Obecny dokument mObywatel to co innego: odrębny dokument z własną serią i numerem. Dlatego pytanie „mDowód a umowa najmu” dotyczy dziś właśnie jego. Aha, rozwiązanie obejmuje obywateli polskich, a cudzoziemiec okazuje paszport lub inny dokument tożsamości.
mObywatel przy umowie najmu: jakie dane najemcy przepisać
Do umowy trafia tylko to, co jest potrzebne do oznaczenia strony i ewentualnego dochodzenia roszczeń. Nic więcej. Przepisujesz dane z ekranu w obecności najemcy i od razu porównujesz zdjęcie z osobą, która siedzi naprzeciwko. W praktyce dane najemcy w umowie to:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL,
- seria i numer okazanego dokumentu,
- adres do doręczeń,
- dane kontaktowe - telefon i e-mail.
Polecam dopisać adnotację, że tożsamość stwierdzono na podstawie dokumentu mObywatel okazanego w aplikacji. Po co? Bo seria i numer różnią się od tych z plastikowej karty, a taki dopisek usuwa późniejsze wątpliwości. Zarobki, stan rodzinny czy miejsce pracy to już osobny temat (i osobne ograniczenia), który opisuje weryfikacja najemcy zgodnie z RODO.
Czego nie kopiować: zrzuty ekranu i zdjęcia dokumentu
Żadnych zrzutów ekranu, zdjęć ani innych kopii dokumentu. Do zawarcia najmu wystarczą dane wpisane do umowy. To zwykła zasada minimalizacji znana z RODO: zbierasz tylko to, co jest niezbędne do konkretnego celu. A obraz dokumentu zawiera więcej, niż potrzebujesz, w tym wizerunek.
No i taki plik obciąża przede wszystkim właściciela. To Ty odpowiadasz za jego zabezpieczenie, a zdjęcie zapomniane w galerii telefonu albo w skrzynce pocztowej łatwo wycieka. Dowodem zawarcia najmu pozostają podpisana umowa oraz protokół zdawczo-odbiorczy. Nie kopia cudzego dokumentu.
Weryfikacja tożsamości najemcy krok po kroku przy podpisaniu
Sprawdzasz przed złożeniem podpisów. Spotkania to nie wydłuża, wystarczy trzymać się stałej kolejności:
- Poproś o otwarcie dokumentu w aplikacji, na telefonie najemcy.
- Porównaj zdjęcie z osobą, z którą rozmawiasz.
- Przepisz dane do umowy, łącznie z serią i numerem.
- Odczytaj je na głos, żeby najemca potwierdził poprawność.
- Złóżcie podpisy na każdym egzemplarzu.
Aplikacja ma też funkcję sprawdzenia dokumentu drugiej osoby. Możesz z niej skorzystać, jeśli sam jej używasz. Inaczej wygląda zawieranie umowy na odległość, gdy stron nie ma w jednym pomieszczeniu i telefonu nie da się obejrzeć na żywo. Wtedy sposób identyfikacji zależy od wybranej formy podpisu, a wyjaśnia to tekst o tym, jak działa elektroniczna umowa najmu.
Kiedy poprosić o dowód z plastiku?
Wtedy, gdy dokument w telefonie nie daje niezbędnego poziomu pewności co do tożsamości. Taki wyjątek przewiduje art. 7 ust. 5 ustawy. Na co dzień to kilka powtarzalnych sytuacji: zdjęcie budzi wątpliwości, najemca pokazuje zrzut ekranu zamiast działającej aplikacji albo przesyła obraz komunikatorem i nie zamierza przyjść osobiście. W każdym z tych przypadków prośba o kartę lub paszport jest uzasadniona.
Osobna sprawa to najem okazjonalny, który wymaga wizyty u notariusza. O tym, jaki dokument zostanie przyjęty przy sporządzaniu aktu, decyduje notariusz, więc najlepiej zapytać w kancelarii przed umówionym terminem. A gdy sytuacja jest nietypowa, na przykład dane w aplikacji nie zgadzają się z tym, co podaje najemca? Skonsultuj ją z prawnikiem.
Gdzie przechowywać umowę i dane najemcy po podpisaniu
Umowę i załączniki trzyma się w jednym miejscu, do którego dostęp mają tylko osoby, które naprawdę muszą je widzieć. Papierowy egzemplarz w szufladzie i skan rozesłany mailem do całej rodziny to dwa najczęstsze źródła bałaganu. W Tenanto umowa oraz pozostałe dokumenty najemcy są przypięte do konkretnego lokalu, a ich widoczność zależy od roli użytkownika. Jak to poukładać, pokazuje wpis o tym, jak prowadzić dokumenty w teczce najemcy.
Czy mObywatel wystarczy do podpisania umowy najmu? Tak, o ile zachowasz trzy warunki. Oglądasz dokument osobiście w działającej aplikacji, przepisujesz tylko potrzebne dane i niczego nie kopiujesz. Tak stosowany mObywatel przy umowie najmu zabezpiecza wynajmującego równie dobrze jak plastikowy dowód.
Najczęstsze pytania
Sama forma dokumentu to żaden powód do odmowy, bo ustawa zrównuje go z dowodem osobistym przy stwierdzaniu tożsamości. Odmowa albo prośba o inny dokument ma uzasadnienie wtedy, gdy okazany ekran nie daje pewności, kim jest dana osoba. Zwłaszcza przy zrzucie ekranu lub zdjęciu wyraźnie niepasującym do najemcy.
Nie. Do umowy wystarczą przepisane dane, a zdjęcie ekranu utrwala więcej informacji, niż potrzebujesz. Taki plik musiałbyś potem chronić. I odpowiadałbyś za jego ewentualne ujawnienie.
Cudzoziemiec okazuje paszport lub inny dokument tożsamości. Dokument mObywatel stwierdza tożsamość i obywatelstwo polskie, więc jest przeznaczony dla obywateli Polski. W umowie zapisujesz rodzaj oraz numer tego, co faktycznie zobaczyłeś.
