Weryfikacja najemcy bez naruszania RODO: co wolno sprawdzić
Wolno zbierać tylko dane, które służą decyzji o zawarciu umowy najmu, a każdą informację ponad ten zakres trzeba umieć uzasadnić. Tyle że nie może zbierać wszystkiego, co przyjdzie mu do głowy, bo weryfikacja kandydata to przetwarzanie danych osobowych ze wszystkimi tego konsekwencjami. Każde pytanie zadane w rozmowie, każdy formularz zgłoszeniowy, każdy skan dokumentu - to już zbiór, za który wynajmujący odpowiada jako administrator. W praktyce sprowadza się to do trzech rzeczy: po co zbierasz, ile zbierasz i jak długo to trzymasz. Ta sama ostrożność obowiązuje po wyprowadzce, bo z rzeczami pozostawionymi przez lokatora też nie można zrobić wszystkiego, na co ma się ochotę.
Weryfikacja najemcy to przetwarzanie danych osobowych
Kłopoty rzadko biorą się ze złej woli. Znacznie częściej powstają wtedy, gdy właściciel gromadzi dokumenty odruchowo, bez pomysłu, do czego posłużą i kiedy znikną z dysku. Skany lądują w mailu, zdjęcia w komunikatorze, notatki w arkuszu. A po roku nikt już nie wie, kto jeszcze ma do nich dostęp.
Sama zasada jest prosta: wolno pytać o to, co realnie służy podjęciu decyzji i zawarciu umowy. Wszystko poza tym zakresem trzeba umieć uzasadnić. Opis poniżej dotyczy praktyki rynkowej, nie interpretacji przepisów - przy sprawach spornych skonsultuj się z prawnikiem. Więcej praktycznych wskazówek znajdziesz w poradach dla właścicieli mieszkań na wynajem.
Dane, o które można poprosić przed podpisaniem umowy
Zakres uzasadniony celem zawarcia umowy najmu jest węższy, niż sugerują krążące po sieci formularze. Zwykle mieści się w nim:
- imię i nazwisko kandydata,
- dokument tożsamości do wglądu, w celu potwierdzenia zgodności danych,
- adres do korespondencji,
- numer telefonu i adres e-mail,
- informacja o źródle dochodu,
- liczba osób, które zamieszkają w lokalu.
No i tu warto rozdzielić dwa etapy. Do wyboru kandydata wystarczy kontakt, ogólna informacja o dochodzie i liczbie mieszkańców. PESEL oraz seria i numer dokumentu wchodzą do gry dopiero przy przygotowaniu umowy najmu, kiedy trzeba jednoznacznie oznaczyć strony. Pytanie kontrolne brzmi zawsze tak samo: czy użyję tej informacji do decyzji, czy chcę ją mieć na wszelki wypadek?
Tip: wgląd w dokument oznacza porównanie danych, nie wykonanie kopii do szuflady.
Czego nie zbierać, nawet jeśli kandydat sam zaproponuje
Pewne informacje nie mają w wynajmie mieszkania żadnego uzasadnienia i nie powinny trafiać do formularza ani do rozmowy kwalifikacyjnej:
- stan zdrowia i przebyte leczenie,
- wyznanie, poglądy polityczne, orientacja seksualna,
- plany rodzicielskie,
- przynależność związkowa,
- dane o karalności.
Typowym nadmiarem jest też skan dowodu osobistego w całości. Pełne zdjęcie dokumentu zawiera znacznie więcej, niż potrzeba do potwierdzenia, że kandydat jest tym, za kogo się podaje. I nie, zgoda tu niczego nie naprawia. Osoba, która bardzo chce dostać mieszkanie, zgodzi się praktycznie na każde pytanie, więc taka zgoda powstaje w warunkach wyraźnej nierównowagi stron. Osobno traktuj dane dzieci, współlokatorów i poręczyciela - nie wchodzą do formularza automatycznie. Reguła jest zdroworozsądkowa: im mniej danych zgromadzisz, tym mniej ryzykujesz przy wycieku, sporze lub kontroli.
Jak weryfikować dochód i wiarygodność płatniczą
Zdolność do regularnego płacenia czynszu można potwierdzić na kilka sposobów, różniących się ilością ujawnianych informacji. Zaświadczenie od pracodawcy pokazuje sam fakt zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia. Oświadczenie kandydata o dochodzie, złożone z odpowiedzialnością za jego treść, obciąża drugą stronę i nie wymaga załączników. Wyciąg z konta ujawnia najwięcej naraz - dlatego kandydat może zaczernić pozycje niezwiązane z wpływami, a wynajmujący ogląda dokument, zamiast zatrzymywać kopię.
Rejestry dłużników i biura informacji gospodarczej działają na wniosek osoby, której dane dotyczą. To kandydat pobiera raport o sobie i okazuje go właścicielowi, nie odwrotnie. Referencje od poprzedniego wynajmującego zbieraj wyłącznie za wiedzą zainteresowanego i ogranicz pytania do terminowości płatności oraz stanu lokalu. Tyle wystarczy. Warto pamiętać, że nawet najlepsza weryfikacja nie zastąpi zabezpieczenia majątku, czyli kaucji i polisy dla mieszkania na wynajem.
Tip: ustal jeden zestaw pytań i stosuj go wobec wszystkich kandydatów. Różnicowanie zakresu weryfikacji łatwo przeradza się w zarzut nierównego traktowania.
Weryfikacja tożsamości i sprawdzenie stanu prawnego drugiej strony
Porównanie danych z dokumentu z tym, co kandydat podał w zgłoszeniu, wychwytuje najprostsze rozbieżności. Literówka w nazwisku albo inny adres to sygnał do zadania pytania, nie powód do odrzucenia zgłoszenia. Przy najmie zdalnym rozmowa telefoniczna i wideorozmowa potwierdzają, że po drugiej stronie jest realna osoba dysponująca okazanym dokumentem. O jej sytuacji finansowej nie mówią nic.
Działa to zresztą w obie strony. Najemca ma prawo sprawdzić, czy wynajmujący faktycznie dysponuje tytułem do lokalu, a gotowość do okazania takiego potwierdzenia zwykle skraca negocjacje. W przypadku cudzoziemców dokument pobytowy potwierdza tożsamość najemcy, natomiast zbieranie szczegółów o statusie migracyjnym poza tym, czego wymaga umowa, jest nadmiarowe. Przy nietypowych konfiguracjach - najem firmowy, podnajem, udział poręczyciela - omów konstrukcję z prawnikiem przed podpisaniem.
Co zrobić z dokumentami po wyborze najemcy
Ten etap jest pomijany najczęściej. Umowa podpisana, klucze przekazane, a zgłoszenia kilkunastu odrzuconych kandydatów zostają w skrzynce mailowej i w folderze na dysku bez żadnego terminu usunięcia. Uporządkowanie zajmuje kwadrans:
- określ cel każdego dokumentu, który masz na dysku,
- zapisz datę jego pozyskania,
- ustal moment usunięcia,
- skasuj kopie z poczty i komunikatorów,
- zostaw wyłącznie dane powiązane z podpisaną umową.
Dokumentacja najemcy, z którym umowa doszła do skutku, ma znacznie dłuższe uzasadnienie przechowywania niż zgłoszenia osób, których nie wybrano. Największe ryzyko to rozproszenie - te same skany leżą jednocześnie w komunikatorze, mailu i arkuszu. Jedno miejsce z dostępem ograniczonym do właściciela ten problem domyka. W tenanto dane najemcy i dokumenty trzymane są przy konkretnej umowie i lokalu, razem z ewidencją płatności czynszu, więc nic nie wędruje po załącznikach. Pełny zakres tego, co system obejmuje, opisuje lista funkcji. Obsługa jednego mieszkania jest darmowa i nie wygasa po żadnym okresie.
Pytania i odpowiedzi
Czy mogę zrobić kopię dowodu osobistego kandydata na najemcę?
W praktyce wystarczy wgląd i spisanie tych danych, które wpisujesz do umowy. Kopia całego dokumentu obejmuje szerszy zakres informacji, niż wymaga cel weryfikacji, a w razie sporu trudno wykazać, po co była potrzebna. Bezpieczniej odnotować wyłącznie to, co i tak znajdzie się w treści umowy. Odpowiedzi na inne powtarzające się pytania zebraliśmy w najczęściej zadawanych pytaniach.
Jak sprawdzić najemcę zgodnie z RODO
Rzetelne sprawdzenie kandydata i ochrona jego danych nie stoją ze sobą w sprzeczności. Problemem bywa nadmiar, nie samo sprawdzanie. Przed każdą prośbą o dokument zadaj sobie trzy pytania: po co mi to, czy wystarczy wgląd, kiedy to usunę. Jednolity zestaw pytań dla wszystkich zainteresowanych porządkuje decyzję i chroni przed zarzutem nierównego traktowania. Sprawy nietypowe omów z prawnikiem, zamiast opierać się na wzorach znalezionych w sieci. A cały proces łatwiej utrzymać w ryzach, gdy dane mieszkają w jednym systemie razem z umową, zamiast rozpływać się po skrzynkach i dyskach.
